POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE BOOKIO.AI

Última actualización: 19 de agosto de 2026.

1. Objeto

La presente Política de Privacidad explica cómo se recogen, utilizan, conservan y protegen los datos personales tratados a través de Bookio.ai, así como los derechos de las personas interesadas.

Bookio presta servicios tecnológicos de automatización, CRM, comunicaciones y soluciones basadas en inteligencia artificial, incluyendo, entre otros, agentes de voz, chatbots, automatización de WhatsApp, gestión de conversaciones, reservas, citas y automatización de procesos comerciales.

Esta Política se aplica principalmente a los tratamientos realizados por Bookio como responsable del tratamiento.

Cuando Bookio trata datos personales por cuenta de sus clientes durante la prestación de los servicios contratados, Bookio podrá actuar como encargado del tratamiento. En estos casos serán aplicables las condiciones contractuales y el correspondiente Acuerdo de Encargado del Tratamiento o DPA.

2. Responsable del tratamiento

El responsable de los tratamientos descritos en esta Política es:

ADVENTO NETWORKS, S.L.
CIF: B83375758.
Domicilio: C/ Isla de Arosa 14, 1B, 28045 Madrid, España.
Marca comercial: Bookio.ai.
Teléfono: +34 911 190 208.
Correo electrónico: hola@bookio.ai.

Las cuestiones relacionadas con privacidad y protección de datos podrán dirigirse a los canales de contacto habilitados por Bookio.

Puede consultar información corporativa adicional en el Aviso Legal de Bookio.ai.

3. Datos personales que podemos tratar

Dependiendo de la relación mantenida con Bookio y de los servicios utilizados, podremos tratar las siguientes categorías de datos.

3.1. Datos identificativos y de contacto

Nombre, apellidos, empresa, correo electrónico, número de teléfono y otros datos facilitados voluntariamente.

3.2. Datos profesionales

Empresa, cargo, actividad profesional, sector, necesidades comerciales y otra información relacionada con una relación empresarial o profesional.

3.3. Datos de comunicaciones

Mensajes enviados mediante formularios, correo electrónico, chatbot, WhatsApp, teléfono u otros canales habilitados.

3.4. Datos de conversaciones con sistemas de IA

Contenido de las consultas, respuestas generadas, información facilitada durante una conversación y metadatos asociados a la interacción.

3.5. Datos relacionados con comunicaciones telefónicas

Número de teléfono, fecha, hora, duración y otros metadatos relacionados con la comunicación.

Cuando corresponda y exista una base jurídica adecuada, también podrán tratarse grabaciones o transcripciones de llamadas.

3.6. Datos comerciales y contractuales

Solicitudes de información, productos o servicios de interés, propuestas comerciales, contratación, facturación, soporte y demás información relacionada con la relación comercial.

3.7. Datos técnicos y de navegación

Dirección IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, identificadores técnicos, páginas visitadas, eventos y otra información obtenida mediante cookies o tecnologías similares, de acuerdo con las preferencias de consentimiento del usuario.

Bookio no solicita con carácter general que los usuarios proporcionen categorías especiales de datos personales a través de los canales ordinarios de contacto.

Cuando no resulte necesario, recomendamos no introducir información especialmente sensible en chatbots, formularios, WhatsApp u otros canales de comunicación.

4. Cómo obtenemos los datos

Los datos personales pueden obtenerse directamente del interesado cuando este:

• Cumplimenta un formulario.
• Solicita información, una demostración o un presupuesto.
• Contacta por teléfono, correo electrónico, chatbot, WhatsApp u otro canal.
• Contrata o utiliza un servicio.
• Mantiene una relación comercial con Bookio.
• Interactúa con nuestros sistemas automatizados o de inteligencia artificial.

También podemos obtener determinados datos técnicos mediante cookies y tecnologías similares, conforme a las preferencias seleccionadas por el usuario.

En relaciones entre empresas podremos tratar datos profesionales obtenidos legítimamente de empresas, interlocutores profesionales o fuentes accesibles conforme a la normativa aplicable.

5. Finalidades y bases jurídicas del tratamiento

5.1. Atender consultas y solicitudes

Tratamos los datos necesarios para responder solicitudes de información, consultas, demostraciones, presupuestos o comunicaciones realizadas por el usuario.

La base jurídica será, según corresponda, la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado, la ejecución de una relación contractual o nuestro interés legítimo en atender comunicaciones relacionadas con nuestra actividad.

5.2. Prestación y gestión de servicios

Cuando existe una relación contractual, tratamos los datos necesarios para gestionar la contratación, configuración, prestación, mantenimiento, soporte y facturación de los servicios de Bookio.

La base jurídica es la ejecución del contrato y, cuando corresponda, el cumplimiento de obligaciones legales.

Las condiciones aplicables a la contratación y utilización de los servicios se encuentran en los Términos y Condiciones de Bookio.ai.

5.3. Chatbot y sistemas conversacionales de Bookio

Bookio puede poner a disposición de los usuarios sistemas conversacionales basados en inteligencia artificial.

Los datos introducidos durante estas interacciones podrán tratarse para comprender la solicitud, generar respuestas, gestionar consultas, facilitar información, cualificar solicitudes comerciales, realizar acciones solicitadas por el usuario y mantener el contexto necesario para prestar el servicio.

El usuario será informado de que está interactuando con un sistema automatizado o basado en inteligencia artificial cuando resulte aplicable.

Bookio proporciona información adicional sobre la utilización de estos sistemas, sus finalidades y las medidas de transparencia aplicables en la Política de Transparencia IA de Bookio.ai.

5.4. WhatsApp y otros canales de mensajería

Cuando el usuario inicia o mantiene una conversación con Bookio mediante WhatsApp u otros servicios de mensajería, podremos tratar su número de teléfono, identificadores del canal, mensajes, archivos enviados y demás información necesaria para gestionar la conversación.

El tratamiento tendrá como base, según corresponda, la atención de la solicitud del interesado, la aplicación de medidas precontractuales, la ejecución de una relación contractual o el consentimiento.

El uso del propio servicio de mensajería estará asimismo sujeto a las condiciones y políticas de privacidad de su proveedor.

5.5. Comunicaciones telefónicas y agentes de voz

Bookio puede utilizar sistemas automatizados y agentes de voz basados en inteligencia artificial para atender o realizar determinadas comunicaciones telefónicas.

Durante dichas comunicaciones podrán tratarse los datos necesarios para identificar la solicitud, mantener la conversación, proporcionar información, gestionar citas o solicitudes y ejecutar las acciones solicitadas.

Cuando una llamada sea grabada o transcrita, se proporcionará la información correspondiente y se aplicará la base jurídica exigible según la finalidad concreta del tratamiento.

Cuando el interlocutor esté interactuando con un agente de voz basado en inteligencia artificial, se facilitará la información correspondiente cuando resulte legalmente exigible.

Puede consultar información adicional en la Política de Transparencia IA de Bookio.ai.

5.6. Comunicaciones comerciales

Bookio podrá enviar información comercial sobre sus productos o servicios cuando exista una base jurídica válida para ello.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, el interesado podrá retirarlo en cualquier momento.

En relaciones con clientes existentes podrán realizarse comunicaciones sobre productos o servicios similares cuando la normativa lo permita, respetando en todo caso el derecho de oposición.

5.7. Seguridad, prevención del fraude y funcionamiento del servicio

Podremos tratar determinados datos técnicos para garantizar la seguridad de nuestros sistemas, prevenir accesos no autorizados, detectar abusos o fraude, solucionar incidencias y mantener la disponibilidad de nuestros servicios.

La base jurídica será nuestro interés legítimo en garantizar la seguridad e integridad de los sistemas y servicios, así como el cumplimiento de obligaciones legales cuando corresponda.

5.8. Analítica y medición

Con el consentimiento del usuario, podremos utilizar herramientas analíticas para conocer cómo se utiliza el sitio web, medir su rendimiento y obtener estadísticas.

La web utiliza tecnologías de medición cuya utilización se gestiona mediante el sistema de consentimiento implementado en Bookio.ai.

El usuario puede aceptar, rechazar o modificar posteriormente sus preferencias.

Puede consultar información detallada sobre estas tecnologías en la Política de Cookies de Bookio.ai.

5.9. Publicidad y medición de campañas

Con el consentimiento del usuario, Bookio puede utilizar tecnologías de marketing y medición publicitaria, incluido Meta Pixel, para medir campañas, conversiones y rendimiento publicitario y, cuando corresponda, desarrollar otras funciones publicitarias permitidas por las preferencias seleccionadas.

Estas tecnologías no deberán utilizarse para las finalidades que requieren consentimiento cuando este no haya sido otorgado.

La información actualizada sobre las tecnologías de marketing utilizadas se encuentra en la Política de Cookies de Bookio.ai.

6. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

Bookio utiliza sistemas de inteligencia artificial para determinadas funciones de automatización, atención, conversación, clasificación, generación de respuestas y ejecución de flujos.

La utilización de inteligencia artificial no implica necesariamente la adopción de decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de modo similar a una persona.

Cuando un tratamiento concreto implique decisiones automatizadas sujetas al artículo 22 del RGPD, se proporcionará la información adicional y las garantías exigidas por la normativa aplicable.

La utilización de los sistemas de IA de Bookio se encuentra asimismo sujeta a las obligaciones que resulten aplicables conforme al Reglamento (UE) 2024/1689 y demás normativa aplicable.

Puede consultar información específica sobre la utilización de inteligencia artificial en la Política de Transparencia IA de Bookio.ai.

7. Bookio como encargado del tratamiento y DPA

Cuando una empresa cliente utiliza los servicios de Bookio para gestionar datos personales de sus propios clientes, usuarios, leads, contactos u otras personas, la empresa cliente será normalmente el responsable del tratamiento y Bookio actuará como encargado del tratamiento, en la medida en que trate dichos datos siguiendo las instrucciones documentadas del cliente.

Esta relación deberá regularse mediante el correspondiente Acuerdo de Encargado del Tratamiento o Data Processing Agreement, DPA, conforme al artículo 28 del RGPD.

Formalización del DPA

Los clientes que contraten servicios en los que Bookio trate datos personales por cuenta de ellos deberán formalizar el DPA de Bookio como parte de la relación contractual.

La formalización podrá realizarse mediante firma, aceptación electrónica u otro mecanismo jurídicamente válido habilitado por Bookio.

El DPA regulará, entre otras materias, el objeto y duración del tratamiento, naturaleza y finalidad, categorías de datos e interesados, obligaciones de las partes, confidencialidad, seguridad, subencargados, ejercicio de derechos, violaciones de seguridad, conservación y supresión de datos, auditorías y transferencias internacionales cuando procedan.

El cliente será responsable de determinar, entre otras cuestiones, las finalidades de sus tratamientos, las bases jurídicas aplicables, la información que debe facilitar a los interesados y la configuración y utilización de los servicios contratados.

Bookio adoptará las medidas que le correspondan como encargado del tratamiento y prestará la asistencia prevista en el DPA y en la normativa aplicable.

8. Proveedores, encargados y subencargados

Para prestar sus servicios, Bookio puede recurrir a proveedores tecnológicos que actuarán, según corresponda, como encargados, subencargados o responsables independientes del tratamiento.

Estos proveedores pueden prestar servicios relacionados con:

• Infraestructura y alojamiento.
• CRM y automatización.
• Comunicaciones y telefonía.
• Mensajería.
• Inteligencia artificial.
• Correo electrónico.
• Seguridad.
• Analítica.
• Publicidad.
• Soporte y mantenimiento.

Entre las tecnologías utilizadas o integradas en determinados servicios de Bookio pueden encontrarse GoHighLevel/LeadConnector, servicios de Google y tecnologías de Meta.

La utilización concreta de proveedores puede variar según el servicio contratado y su configuración.

Cuando Bookio actúe como encargado del tratamiento, los subencargados aplicables se regularán conforme al DPA y a la documentación contractual correspondiente.

9. Transferencias internacionales de datos

Algunos proveedores tecnológicos pueden encontrarse fuera del Espacio Económico Europeo o tratar datos personales desde terceros países.

Cuando exista una transferencia internacional de datos personales, Bookio aplicará los mecanismos previstos por los artículos 44 y siguientes del RGPD.

Estos mecanismos podrán incluir:

• Una decisión de adecuación de la Comisión Europea.
• El EU-U.S. Data Privacy Framework, cuando el destinatario estadounidense esté efectivamente adherido y resulte cubierto por dicho marco.
• Las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, cuando proceda.
• Normas corporativas vinculantes u otros mecanismos reconocidos por la normativa aplicable.

Cuando resulte necesario, podrán adoptarse medidas complementarias atendiendo a las características de la transferencia y al nivel de protección aplicable.

La utilización de un proveedor establecido en Estados Unidos no implica por sí misma que dicho proveedor se encuentre cubierto por el EU-U.S. Data Privacy Framework.

Las transferencias internacionales relacionadas con tratamientos realizados por Bookio como encargado del tratamiento se regularán adicionalmente en el DPA cuando corresponda.

10. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos y, posteriormente, durante los plazos necesarios para atender posibles responsabilidades legales.

Como criterio general:

• Las consultas se conservarán durante el tiempo necesario para atenderlas y realizar su seguimiento.
• Los datos de clientes se conservarán durante la relación contractual y posteriormente durante los plazos legales aplicables.
• Los datos utilizados para comunicaciones comerciales basadas en consentimiento se conservarán hasta su retirada, oposición o hasta que dejen de ser necesarios.
• Los datos relacionados con cookies se conservarán durante los periodos indicados en la Política de Cookies.
• Las conversaciones, grabaciones y transcripciones, cuando existan, se conservarán durante el periodo necesario para la finalidad correspondiente y de acuerdo con la configuración del servicio y las obligaciones legales aplicables.

Los datos podrán mantenerse debidamente bloqueados cuando resulte necesario para atender responsabilidades legales.

11. Cookies y tecnologías similares

Bookio utiliza cookies y tecnologías similares.

Las cookies estrictamente necesarias pueden utilizarse para permitir el funcionamiento, seguridad y prestación técnica del sitio web.

Las tecnologías destinadas a estadísticas y marketing se utilizarán de acuerdo con las preferencias de consentimiento del usuario.

Bookio utiliza Complianz como plataforma de gestión del consentimiento en su sitio web.

El usuario puede:

• Aceptar las tecnologías sujetas a consentimiento.
• Denegarlas.
• Configurar sus preferencias.
• Modificar posteriormente sus preferencias.
• Retirar el consentimiento previamente otorgado.

La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a dicha retirada.

La información detallada y actualizada sobre cookies, servicios, finalidades y periodos de conservación se encuentra disponible en la Política de Cookies de Bookio.ai.

12. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos cuando resulten aplicables.

Estos derechos incluyen:

• Derecho de acceso.
• Derecho de rectificación.
• Derecho de supresión.
• Derecho de oposición.
• Derecho a la limitación del tratamiento.
• Derecho a la portabilidad.
• Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento cuando esta sea la base jurídica del tratamiento.
• Derechos relacionados con determinadas decisiones automatizadas cuando resulten aplicables.

Las solicitudes podrán dirigirse a hola@bookio.ai.

La solicitud deberá permitir identificar adecuadamente al interesado y especificar el derecho que desea ejercer.

Bookio podrá solicitar información adicional cuando resulte necesaria para verificar razonablemente la identidad del solicitante.

La persona interesada tiene asimismo derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si considera que el tratamiento de sus datos personales infringe la normativa aplicable.

13. Seguridad

Bookio aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas teniendo en cuenta la naturaleza de los datos, los tratamientos realizados, el estado de la técnica y los riesgos existentes.

Estas medidas estarán destinadas a preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y a prevenir accesos, pérdidas, alteraciones o divulgaciones no autorizadas.

Ningún sistema conectado a Internet permite garantizar una seguridad absoluta.

14. Menores

Los servicios empresariales de Bookio no están dirigidos específicamente a menores de edad.

Bookio no pretende recopilar deliberadamente datos personales de menores a través de sus canales comerciales generales.

Cuando una solución proporcionada a un cliente pueda utilizarse en contextos que involucren menores, deberán establecerse las bases jurídicas, medidas de protección e información específicas exigibles para dicho tratamiento.

15. Relación con otros documentos legales

Esta Política de Privacidad debe interpretarse conjuntamente con los demás documentos legales y de transparencia publicados por Bookio.

• Aviso Legal: Aviso Legal de Bookio.ai.
• Política de Cookies: Política de Cookies de Bookio.ai.
• Transparencia sobre Inteligencia Artificial: Política de Transparencia IA de Bookio.ai.
• Condiciones de contratación y utilización de los servicios: Términos y Condiciones de Bookio.ai.

Cuando Bookio trate datos personales por cuenta de un cliente, será aplicable además el correspondiente Acuerdo de Encargado del Tratamiento o DPA.

16. Cambios en esta Política

Bookio podrá modificar esta Política de Privacidad cuando resulte necesario como consecuencia de cambios normativos, tecnológicos, organizativos o relacionados con los servicios ofrecidos.

Cuando los cambios sean relevantes, se adoptarán las medidas razonables para informar de ellos cuando resulte necesario.

La versión vigente será en todo momento la publicada en Bookio.ai.

Última actualización: 19 de agosto de 2026.