Reserva Automática de Citas para Agentes de Voz con IA

Introducción: Agiliza tu proceso de reserva de citas de forma sencilla con la nueva función de Reserva de Citas para Agentes de Voz con IA en Bookio. Esta actualización permite a tu IA sugerir y confirmar franjas horarias para reuniones directamente durante las llamadas, eliminando la necesidad de flujos de trabajo manuales o de enviar enlaces de reserva externos

¿Qué es la Reserva de Citas para Agentes de Voz con IA?

La Reserva de Citas para Agentes de Voz con IA permite a tus agentes telefónicos inteligentes gestionar el agendamiento en tiempo real. Al hablar con los contactos, la IA puede acceder a tu calendario, ofrecer franjas horarias disponibles, recopilar los detalles necesarios y confirmar las citas, todo ello sin intervención humana y sin redirigir a los usuarios a páginas de reserva externas. Esta función está diseñada para que la programación de citas sea fluida, eficiente y esté totalmente integrada en tu experiencia de Voz con IA.

Beneficios Clave de la Reserva de Citas para Agentes de Voz con IA

Descubre una forma más inteligente y eficiente de agendar con estas ventajas centradas en el usuario:

• Proceso de Reserva Fluido: Los contactos pueden reservar citas directamente durante las llamadas, lo que reduce los abandonos y el seguimiento manual.

• Integración con Calendarios: Elige qué calendario utiliza la IA, asegurando que las reservas estén siempre actualizadas.

• Disponibilidad Personalizable: Configura cuántos días y franjas horarias se ofrecen, adaptando la experiencia a las necesidades de tu negocio.

• Prevención de Reservas Duplicadas: Las comprobaciones del calendario en tiempo real evitan la superposición de citas.

• Recopilación Automática de Datos: La IA solicita la información que falta, como las direcciones de correo electrónico, garantizando reservas completas.

• Mejora de la Experiencia del Cliente: Un agendamiento rápido e inteligente se traduce en una mayor satisfacción y menos oportunidades perdidas.

Selección de Calendario Elegir el calendario correcto garantiza que todas las citas se registren con precisión y evita conflictos con otras reservas.

• Intégralo con Google Calendar, Outlook u otras plataformas compatibles.

• Asigna calendarios específicos a diferentes agentes de IA para una programación multidepartamental.

Configuración de Días a Ofrecer Adapta cuántos días de disponibilidad presenta la IA, lo que te permite controlar los plazos de reserva y gestionar la carga de trabajo de tu equipo.

• Ofrece un periodo de tiempo continuo (p. ej., los próximos 3 días) o fechas fijas.

• Ajústalo según la disponibilidad del personal o el horario comercial.

Gestión de Franjas Horarias Define cuántas citas se pueden reservar cada día y establece intervalos mínimos entre ellas para evitar una programación excesiva.

• Limita las reservas diarias para evitar la sobrecarga.

• Asegura un tiempo adecuado entre citas para preparación o desplazamientos.

Solicitud Automática de Email Recopilar los correos electrónicos de los contactos garantiza que cada reserva tenga la información necesaria para recordatorios y seguimientos.

• La IA solicita automáticamente los correos electrónicos que falten, reduciendo las reservas incompletas.

• Los correos se añaden a los registros de los contactos para futuras comunicaciones.

Cómo Configurar la Reserva de Citas para Agentes de Voz con IA

Configurar la Reserva de Citas asegura que tu Agente de Voz con IA pueda gestionar eficientemente la programación y las confirmaciones. Una configuración adecuada es clave para maximizar los beneficios y evitar errores.

Opción 1: Crear un Nuevo Agente de Voz con IA con Reserva de Citas

1. Abre el Dashboard de Agentes IA

   • Desde tu cuenta de Bookio, haz clic en Agentes IA en el menú de navegación principal.

   • Luego, selecciona la pestaña Voz con IA.

   • Haz clic en el botón + Crear Agente.

2. Completa los Detalles del Agente

   • Introduce la información requerida en el paso Detalles del Agente.

   • Haz clic en Siguiente para continuar.

3. Cambia al Modo Avanzado

   • En el paso Objetivos del Agente, haz clic en Cambiar a Modo Avanzado.

   • Esto desbloquea la capacidad de añadir acciones personalizadas como la Reserva de Citas.

4. Añade la Acción de Reservar Cita

   • Desplázate hasta la sección Configura tus Acciones.

   • Haz clic en + Nueva Acción y selecciona Reservar Cita de la lista.

5. Configura las Opciones de Reserva de Cita

   • Seleccionar Calendario: Elige el calendario que la IA usará para reservar.

   • Establecer Días a Ofrecer: Define cuántos días futuros (p. ej., 2 o 3) debe ofrecer la IA como opción.

   • Franjas horarias por día: Establece cuántas opciones ofrecer cada día (p. ej., 3).

   • Horas entre franjas: Define el intervalo de tiempo entre cada opción (p. ej., 1 hora).

   • Haz clic en Guardar para finalizar la configuración.

6. Las acciones configuradas Reservar Cita y Extraer Email para la Cita aparecerán en la pestaña Configura tus Acciones. Haz clic en Siguiente.

7. Configura el Teléfono y la Disponibilidad

   • Selecciona un Número de Teléfono / Grupo de Números.

   • Activa o desactiva el Agente IA como número de respaldo.

   • Establece las Horas de Trabajo para el Agente IA.

   • Haz clic en Guardar para crear el nuevo agente.

Opción 2: Añadir la Reserva de Citas a un Agente Existente

1. Edita un Agente de Voz con IA Existente

   • En el dashboard de Voz con IA, localiza tu agente.

   • Haz clic en el menú de tres puntos junto al nombre del agente y elige Editar.

2. Cambia al Modo Avanzado (si el agente fue creado en Modo Básico)

   • Navega a la pestaña Objetivos del Agente.

   • Haz clic en Cambiar a Modo Avanzado para habilitar la configuración de acciones.

3. Añade y Configura la Acción de Reserva

   • En Configura tus Acciones, haz clic en + Nueva Acción.

   • Selecciona Reservar Cita y luego configura el calendario, los días y las franjas horarias como se describió anteriormente.

   • Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Preguntas Frecuentes

• P: ¿Puedo usar múltiples calendarios para diferentes agentes de IA?

  • R: Sí, puedes asignar calendarios específicos a cada Agente de Voz con IA para una programación personalizada.

• P: ¿Qué pasa si un contacto no proporciona su email?

  • R: La IA le pedirá al contacto su correo electrónico antes de confirmar la cita, asegurando que todas las reservas tengan la información completa.

• P: ¿Cómo evita la IA las reservas duplicadas?

  • R: La IA comprueba el calendario seleccionado en tiempo real y solo ofrece las franjas horarias que están realmente disponibles.

• P: ¿Puedo personalizar el número de días y franjas horarias que se ofrecen?

  • R: Sí, puedes definir cuántos días de disponibilidad y el número máximo de opciones por día en la configuración de la acción.

• P: ¿Esta función está disponible para todos los planes de Voz con IA?

  • R: La Reserva de Citas está disponible para los usuarios con la función de Voz con IA activada; consulta los detalles de tu plan para confirmar la elegibilidad.

• P: ¿Se envían recordatorios automáticamente para las citas reservadas?

  • R: Los recordatorios dependen de la configuración de tu calendario y de tus flujos de trabajo; asegúrate de que los recordatorios estén configurados en tu cuenta de HighLevel.

• P: ¿Puede la IA reprogramar o cancelar citas?

  • R: Actualmente, la función se centra en la reserva. La reprogramación o cancelación puede requerir intervención manual o la configuración de flujos de trabajo adicionales.

• P: ¿Qué tipos de calendarios son compatibles?

  • R: HighLevel es compatible con las plataformas de calendario más populares, como Google Calendar y Outlook.

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